Wiecie już, że jest wam potrzebna niszczarka. Teraz pozostaje tylko wybrać odpowiedni model. Wpisujecie w wyszukiwarkę hasło “niszczarka do biura” i… waszym oczom ukazują się tysiące modeli. Wybranie tego właściwego jest jak próba wygrania na loterii – kosztowna i mało prawdopodobna? Niekoniecznie! Wystarczy wiedzieć, czego potrzebujecie i o co warto zapytać sprzedawcę przed zakupem niszczarki.
RODO zobowiązuje firmy do ochrony danych osobowych, dlatego każda, nawet najmniejsza działalność odpowiada za właściwe przechowywanie i niszczenie dokumentów. Niszczarka dokumentów jest niezbędnym elementem wyposażenia każdego biura. Wybór odpowiedniego modelu jest kluczowy.
W artykule “Jaką niszczarkę wybrać?” pisaliśmy, w jaki sposób sprecyzować nasze oczekiwania wobec niszczarki. W tym tekście podpowiemy Wam, jakie pytania zadać sprzedawcy bądź konsultantowi, aby upewnić się, że wybrana niszczarka będzie odpowiednia.
O co zapytać sprzedawcę przed zakupem niszczarki?
- Czy niszczarka niszczy dokumenty zgodnie z RODO?
- Jakie materiały może niszczyć niszczarka?
- Jakie dodatkowe funkcje ma niszczarka?
- Jakiej konserwacji wymaga niszczarka?
- Co podlega gwarancji i ile ona trwa?
- Czy mogę liczyć na serwis?
- Czym się różni droższy model od tańszego?
W tym artykule pomożemy wam odpowiedzieć na wszystkie powyższe pytania, byście podjęli dobrą decyzję. Zamieścimy także listę najważniejszych parametrów niszczarek, na które warto zwrócić uwagę.
Czy niszczarka niszczy dokumenty zgodnie z RODO?
Rozporządzenie o ochronie danych osobowych (RODO) zobowiązuje podmioty posiadające i wykorzystujące dane osób fizycznych do ich ochrony przed udostępnieniem osobom nieupoważnionym, a także do trwałego i skutecznego usunięcia na żądanie osoby fizycznej. Samo RODO nie określa wielkości ścinków, ani stopnia tajności. Te precyzuje norma DIN 66399. Dlatego niszczarki są oznaczone odpowiednią sygnaturą, np. od P-1 do P-7 w przypadku niszczarek dokumentów papierowych, lub od E-1 do E-7 w przypadku niszczarek nośników elektronicznych zawierających dane osobowe. Przyjmujemy, że niszczarka, która spełnia wymogi RODO ma klasę bezpieczeństwa P-4 lub wyżej. Dzięki czemu niszczy dokumenty trwale i sprawia, że są niemożliwe do odczytania bądź odtworzenia.
Jakie materiały może niszczyć niszczarka?
Podstawowe niszczarki tną jedynie dokumenty papierowe. Włożenie do nich dokumentów spiętych zszywkami, może spowodować ich uszkodzenie. Ale lepsze modele mają o wiele większe możliwości – mogą niszczyć gruby karton, dyskietki (dowody osobiste, karty płatnicze), płyty DVD i CD, a nawet twarde dyski. Zastanówcie się, jakie materiały chcecie niszczyć, a następnie dopytajcie sprzedawcę, czy wybrana niszczarka sobie z nimi poradzi.
Niszczarki posiadają oznaczenia dotyczące ich zdolności niszczenia. Oto najczęstsze:
- “E” – nośniki elektroniczne, np. półprzewodniki twardych dysków, karty chipowe
- “O” – nośniki optyczne, czyli płyty DVD i CD
- “F” – filmy, klisze, mikrofilmy
- “T” – magnetyczne nośniki danych, np. karty posiadające pasek magnetyczny w celu identyfikacji
- “H” – dyski twarde z magnetycznymi nośnikami pamięci, np. dyski komputerowe
Jakie dodatkowe funkcje ma niszczarka?
Jeśli lubicie urządzenia nie tylko skuteczne, ale też wygodne i bezpieczne, warto zapytać o dodatkowe funkcje niszczarki. Systemy bezpieczeństwa, segregację odpadów (automatyczne oddzielanie papierowych ścinków i ścinków z płyt CD, DVD, kart magnetycznych), poziom głośności lub rodzaj podajnika do papieru.
Niszczarka z podajnikiem ręcznym wymaga od nas umieszczania za każdym razem dopuszczalnej liczby kartek – zwykle jest to 10-15 arkuszy – a potem czekania i powtarzania czynności. Może się to okazać uciążliwe i niewygodne przy niszczeniu dużej liczby dokumentów. Natomiast niszczarka z podajnikiem automatycznym może niszczyć całe stosy papieru bez naszej pomocy. Wystarczy wypełnić pojemnik kartkami do zniszczenia i po naciśnięciu “start” niszczarka robi wszystko samodzielnie.
Jakiej konserwacji wymaga niszczarka?
Jeśli zależy wam, aby niszczarka służyła przez wiele lat i nie traciła na skuteczności, należy zadbać o właściwą konserwację. Nowa maszyna działa sprawnie i płynnie, ale bez odpowiedniego korzystania z niej, może się to szybko zmienić. Podczas zakupu niszczarki warto się upewnić, w jaki sposób należy dbać o urządzenie. Czy wymaga oliwienia, czy ma automatyczny system oliwienia.
Jeśli niszczarka wymaga oliwienia, najlepiej zapytać fachowca, w jaki sposób to robić, jak często i jaki olej wybrać. Jeżeli niszczarka ma automatyczny system oliwiący noże tnące, warto wiedzieć, w jaki sposób uzupełniać olej i jak sprawdzać jego poziom.
Co podlega gwarancji i ile ona trwa?
To pytanie naprawdę warto zadać! Różni producenci niszczarek oferują bardzo odmienne świadczenia w ramach gwarancji. Co ciekawe, zdarza się, że gwarancja mechanizmu trwa od dwóch do pięciu lat, ale gwarancja noży tnących jest nawet dożywotnia!
Przykładowe niszczarki z dożywotnią gwarancją na noże tnące
Czy mogę liczyć na serwis?
Niszczarki nie są urządzeniami podatnymi na uszkodzenia, o ile są używane zgodnie ze swoim przeznaczeniem. Warto jednak dmuchać na zimne. Dlatego kupując niszczarkę koniecznie zapytajcie o serwis. Czy sprzedawca oferuje pomoc w przypadku problemów z niszczarką, a jeśli tak to jakiego rodzaju?
W Copy Control Service zapewniamy wsparcie telefoniczne, a w przypadku bardziej skomplikowanych usterek odbieramy sprzęt od klienta, naprawiamy go i odwozimy na miejsce. Mamy swoich przedstawicieli w ponad 100 miastach w Polsce, dlatego interweniujemy szybko i skutecznie.
Czym się różni droższy model od tańszego?
Znaleźliście dwie niszczarki o tych samych parametrach. Mają takie same funkcje, wielkość, moc. Oba modele radzą sobie z papierem, zszywkami, spinaczami, płytami i kartami magnetycznymi. Więc dlaczego ich cena jest diametralnie różna? To kolejne bardzo dobre pytanie, którego nie wahajcie się zadać! Sprawdźcie też opinie na forach o obu modelach, może okaże się, że jeden z nich jest oceniany jako niezawodny, a o drugim można przeczytać całą listę skarg i zażaleń? Być może jedna niszczarka ma dożywotnią gwarancję, a druga nie.
Jeśli jednak sprzedawca nie widzi między urządzeniami różnicy, a opinie o obu modelach są porównywalne, wybierzcie po prostu tańszą niszczarkę.
Parametry niszczarek – na co zwrócić uwagę
Silnik
Silnik musi być wytrzymały, mocny i energooszczędny. Warto także zwrócić uwagę, czy jest przystosowany do pracy ciągłej.
Głośność urządzenia
Niszczarka stojąca w biurze z open space nie może być zbyt głośna – inaczej będzie rozpraszać wielu pracowników, a efektywność ich pracy spadnie. Najcichsza będzie niszczarka o głośności poniżej 60 dB.
Szerokość wejścia i liczba arkuszy
Te dwa parametry są ze sobą ściśle powiązane. Od nich zależy, ile czasu spędzimy na zniszczeniu sterty dokumentów.
Kosz na ścinki
Ważna jest pojemność kosza – im większy pojemnik tym rzadziej trzeba go opróżniać. Aby ułatwić sobie wynoszenie śmieci dobrze jest znaleźć w miarę lekki kosz. Warto sprawdzić, czy niszczarka ma oddzielny pojemnik na ścinki i na zniszczone płyty i dyskietki – pomoże to w segregacji.
Zabezpieczenia
Niszczarki mogą posiadać kilka różnych zabezpieczeń:
- System cofania dokumentów – przydaje się, gdy kartki zaklinują się w urządzeniu;
- System umożliwiający włożenie zbyt wielu kartek na raz – zabezpiecza przed klinowaniem się kartek w niszczarce;
- Zabezpieczenie przed przegrzaniem silnika – włącza się, gdy niszczarka pracuje długo, lub gdy ma większy nośnik danych do zniszczenia;
- Zabezpieczenie przed zacinaniem – system wyłącza noże tnące, gdy ktoś lub coś dotknie szczeliny na papier.
Szybkość urządzenia
Najlepsze niszczarki potrafią zniszczyć nawet 100 stron na raz! Im więcej niszczonych arkuszy na raz, tym niszczarka jest szybsza i wydajniejsza. Często gdy niszczarka niszczy 10 stron na raz przegrzewa się i trzeba czekać. Warto zainwestować więc w wydajne urządzenie.
Wielkość i waga urządzenia
Ta informacja przyda się zwłaszcza w biurach o ograniczonej przestrzeni.
Optyczny wskaźnik napełnienia kosza
Tę funkcję może spełniać odpowiedni czujnik lub okienko w koszu na ścinki.
Wybór odpowiedniej niszczarki do biura wciąż wydaje się skomplikowany? Zapraszamy do kontaktu się z naszymi konsultantami. Chętnie odpowiedzą na wszystkie dodatkowe pytania i pomogą wam wybrać niszczarkę dokumentów spełniającą wasze oczekiwania.
