Właściwa niszczarka dokumentów jest nie tylko wydajna i niezawodna. Odpowiednia niszczarka do biura zapewni bezpieczeństwo związane z ochroną danych osobowych i ochroni Was przed ewentualnymi konsekwencjami wynikającymi z nieumyślnego udostępnienia danych osobowych nieuprawnionym podmiotom.
Wybierając niszczarkę dokumentów do biura, powinniśmy zwrócić uwagę na kilka kwestii. Zanim wybierzecie się do sklepu lub zamówicie urządzenia, odpowiedzcie sobie na następujące pytania:
- Jakie dokumenty będą niszczone w niszczarce? Jaki jest ich poziom tajności?
- Jak dużo dokumentów będzie niszczonych w niszczarce?
- Czy niszczarka ma niszczyć tylko dokumenty papierowe, czy też inne nośniki: karty kredytowe, płyty CD, karty pamięci, twarde dyski?
- Gdzie będzie użytkowana niszczarka?
- Jakie parametry niszczarki są dla Was kluczowe?
- Ile chcecie zapłacić za niszczarkę?
W poniższym tekście szczegółowo wyjaśniamy, jak na te pytania sobie odpowiedzieć. Wszystko po to, by wybór odpowiedniej niszczarki do biura był dla Was oczywisty.
Jakie dokumenty będą niszczone w niszczarce?
Odpowiadając sobie na to pytanie, powinniście zwrócić uwagę, jakim rodzajem danych dysponuje Wasza firma. Inny poziom tajności zalecany jest podczas niszczenia korespondencji lub dokumentów związanych z komunikacją wewnętrzną firmy, a inny w przypadku dokumentów tajnych. Niszczarki dokumentów klasyfikowane są ze względu na poziom ochrony.
Jest 7 klas bezpieczeństwa. Naszym klientom zawsze sugerujemy wybór niszczarek o klasie bezpieczeństwa P-3 lub wyżej.
- P-1 – Szerokość pasków max. 12 mm. Klasa bezpieczeństwa odpowiednia do niszczenia dokumentów o niskim ryzyku, zawierających dane wewnętrzne.
- P-2 – Szerokość pasków max. 6 mm. Klasa bezpieczeństwa odpowiednia w przypadku niszczenia dokumentów dotyczących komunikacji wewnętrznej firmy, np. nieaktualne wytyczne, dyrektywy, ogłoszenia, formularze.
- P-3 – Wielkość ścinków max. 320 mm². Klasa bezpieczeństwa odpowiednia w przypadku niszczenia nośników danych zawierających dane wrażliwe i poufne, jak również dane osobowe, które podlegają podwyższonym wymogom bezpieczeństwa, np. dokumenty analityczne i podatkowe przedsiębiorstwa, jak również oferty, zamówienia itp. z danymi adresowymi osób.
- P-4 – Wielkość ścinków max. 160 mm². Klasa bezpieczeństwa odpowiednia w przypadku niszczenia dokumentów zawierających dane szczególnie wrażliwe i poufne, jak również dane osobowe, które podlegają podwyższonym wymogom bezpieczeństwa, np. bilanse, zestawienia finansowe, jak również wyliczenia płacowe, dane i akty personalne, umowy o pracę, informacje medyczne, dokumenty podatkowe pracowników.
- P-5 – Wielkość ścinków max. 30 mm². Klasa bezpieczeństwa odpowiednia w przypadku niszczenia dokumentów zawierających informacje tajne o podstawowym znaczeniu dla osób, przedsiębiorstw lub urządzeń, np. patenty, dokumentacja techniczna, dokumenty strategiczne, analizy konkurencyjności, dokumenty procesowe.
- P-6 – Wielkość ścinków max. 10 mm². Klasa bezpieczeństwa odpowiednia w przypadku niszczenia nośników danych zawierających informacje tajne, kiedy wymagane są nadzwyczajne środki bezpieczeństwa, np. dokumentacja badawczo-rozwojowa, informacje urzędowe.
- P-7 – Wielkość ścinków max. 5 mm². Klasa bezpieczeństwa odpowiednia w przypadku niszczenia dokumentów o najwyższym stopniu tajności, przy których wymagane jest zachowanie najwyższych środków bezpieczeństwa, np. informacje wywiadowcze lub dokumenty o znaczeniu militarnym
Jak dużo dokumentów będzie niszczonych w niszczarce?
W odpowiedzi na to pytanie pomogą pytania dodatkowe:
- Ile osób będzie regularnie korzystało z niszczarki?
- Ile codziennie dokumentów planujecie niszczyć?
Jeśli w Waszym biurze pracuje kilka osób i produkujecie niewiele drukowanych dokumentów, niszczarka będzie używana sporadycznie. W takim przypadku wystarczy niszczarka z koszem o pojemności 20-40 litrów.
Jeśli jednak z niszczarki będzie korzystało kilkanaście lub kilkadziesiąt osób, warto pomyśleć o dużo większym urządzeniu. Niszczarka z dużym koszem na ścinki, nie będzie wymagała częstego opróżniania i wymiany worków. Ponadto będzie wydajniejsza.
Zwróćcie też uwagę na to, ile dokumentów niszczarka może zniszczyć jednorazowo. W przypadku niszczarek biurowych będzie to minimum 10 kartek. Jeśli macie większe oczekiwania, nie ma problemu! Są niszczarki, które są w stanie zniszczyć jednorazowo całe katalogi lub segregatory dokumentów.
Przykładowe niszczarki z różną pojemnością koszy
Czy niszczarka ma niszczyć tylko dokumenty papierowe, czy też inne nośniki: karty kredytowe, płyty CD, karty pamięci, twarde dyski?
Wszystkie niszczarki dokumentów radzą sobie z papierem. Ale już nie każda jest przystosowana do niszczenia dokumentów spiętych zszywkami lub spinaczami. Jeżeli chcecie zyskać na czasie, warto wybrać takie urządzenie, które bez uszczerbku na “zdrowiu” poradzi sobie ze spiętymi lub zszytymi dokumentami.
Wiele niszczarek jest przystosowanych do niszczenia nie tylko dokumentów papierowych, ale także wszystkich nośników danych. Odpowiednie niszczarki poradzą sobie z płytami CD, DVD, kartami kredytowymi, kartami pamięci, kliszami, a nawet twardymi dyskami.
Niektóre urządzenia posiadają oznaczenia, dzięki którym sprawdzicie, z jakim nośnikiem danych sobie poradzą.
Klasyfikacja i oznaczenia niszczarek pod względem rodzaju niszczonych nośników danych:
- „O” – nośniki optyczne, np. płyty DVD czy CD
- „E” – nośniki elektroniczne, np. karty pamięci
- “T” – magnetyczne nośniki danych, np. karty z paskiem magnetycznym
- “H” – twarde dyski
- „F” -filmy, mikrofilmy, klisze
Przykładowe modele niszczarek dostosowanych do niszczenia płyt, kart pamięci i twardych dysków.
Gdzie będzie użytkowana niszczarka?
Czy niszczarka biurowa będzie używana przy biurku przez jedną osobę? Będzie dostępna dla całego biura? A może będzie stała na korytarzu, dostępna dla całej korporacji?
Odpowiedź na to pytanie pozwoli nie tylko określić pożądany rozmiar niszczarki, ale także pojemność kosza, wydajność i akceptowalny poziom głośności urządzenia.
W przypadku małego biura większa niszczarka wcale nie musi być lepsza. A jeśli w jednym biurze będzie pracowało kilka niszczarek, wybór odpowiednio cichych urządzeń pozwoli Wam oszczędzić bólu głowy.
Przykładowe najcichsze niszczarki HSM
Jakie parametry niszczarki są dla Was kluczowe?
Jeżeli zależy Wam na atrakcyjnej cenie zakupu, ale też kosztach eksploatacji, zwróćcie uwagę na energooszczędność niszczarki. Sprawdźcie, w jaki sposób należy dbać o ostrza tnące, jakiego rodzaju konserwacji wymagają, a także na oferowany przez sprzedawcę serwis i możliwość uzyskania szybkiej pomocy w razie jakichkolwiek problemów z niszczarką.
Ile chcecie zapłacić za niszczarkę?
Ile kosztuje niszczarka do biura? Rozpiętość cenowa może zaskoczyć. Najtańsze niszczarki do biura kosztują 290 zł, a najdroższe przemysłowe urządzenia niszczące to koszt rzędu kilkuset tysięcy złotych.
Czy na zakupie niszczarki warto oszczędzać? Warto! Ale trzeba to robić z głową. Jeśli szukacie oszczędności, zastanówcie się nad kosztami związanymi z konsekwencjami ewentualnego wycieku wrażliwych lub tajnych danych.
Mądre oszczędzanie w przypadku niszczarek polega na:
- Wyborze sprzętu spełniającego potrzeby lub posiadającego nieco lepsze parametry niż potrzebne Wam obecnie. Jeśli niszczycie kilkadziesiąt kartek tygodniowo, nie inwestujcie w niszczarkę z 200-litrowym koszem na ścinki.
- Wybierzcie niezawodną niszczarkę. Sprawdźcie opinie użytkowników. Zyskacie pewność, że nie będziecie musieli inwestować w naprawy lub nowy sprzęt, przez kilka lat.
- Jeśli nie chcecie inwestować dużych środków jednorazowo, rozważcie możliwość wynajmu niszczarki. W Copy Control Service możecie dzierżawić urządzenia w ramach umowy tymczasowej (nawet jednotygodniowej) lub długoterminowej. Sprawdźcie, na czym polega dzierżawa niszczarek.
- Porozmawiajcie z profesjonalnym konsultantem. Taka osoba pomoże Wam ocenić Wasze rzeczywiste potrzeby i zaproponuje rozwiązania w najkorzystniejszej cenie.
Na jakie dodatkowe funkcje niszczarki warto zwrócić uwagę?
Podstawowe niszczarki biurowe nie są zbyt skomplikowanymi urządzeniami. Warto jednak zwrócić uwagę na kilka funkcji, dzięki którym użytkowanie niszczarki będzie jeszcze prostsze i co ważniejsze, bezpieczne.
- Automatyczny start/stop – dzięki temu podłączona do zasilania niszczarka uruchomi się automatycznie po włożeniu do niej dokumentów i wyłączy się zaraz po zakończonym niszczeniu.
- Rewers – włożyliście zbyt wiele arkuszy jednocześnie? A może włożyliście do niszczarki niewłaściwy dokument i zorientowaliście się tuż po umieszczeniu go w urządzeniu? Funkcja rewers pozwoli Wam cofnąć dokumenty, które jeszcze nie uległy zniszczeniu.
- Automatyczne oliwienie – niszczarki nie potrzebują wiele, ale odpowiednia konserwacja znacząco wydłuży ich żywotność. Automatyczne oliwienie sprawi, że niszczarka zadba o siebie sama. Wy możecie zajmować się tylko swoją pracą.
- Czujnik wypełnienia pojemnika – poinformuje Was, że czas na opróżnienie kosza.
- Automatyczne wyłączenie po zdjęciu głowicy – ta funkcja ma na celu zwiększenie bezpieczeństwa użytkowania niszczarki.
- Kółka – niby nic, a ułatwiają przemieszczanie niszczarki, zwłaszcza jeśli korzysta z niej kilka osób. Kółka ułatwią przesuwanie większych i cięższych urządzeń.
Wciąż nie macie pewności, które urządzenie wybrać? Skontaktujcie się z nami. Nasi konsultanci doradzą Wam, które niszczarki będą najodpowiedniejsze dla Waszego biura i Waszego portfela.
