Wszyscy przedsiębiorcy zatrudniający pracowników, świadczący usługi klientom czy zawierający umowy z kontrahentami w pewnym momencie muszą zniszczyć dokumenty zgodnie z aktualnie obowiązującym prawem. Co ciekawe RODO nie określa konkretnego sposobu niszczenia dokumentów. Zasada jest jedna – dane na zniszczonych dokumentach nie mogą nadawać się do odtworzenia.
Zacznijmy od początku. Co to jest RODO? I dlaczego nie możemy go zlekceważyć?
RODO (GDPR) to rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych. Celem regulacji jest zapewnienie swobodnego przepływu danych osobowych pomiędzy państwami członkowskimi, ale także wprowadzenie zasad, zgodnie z którymi przetwarzanie danych osobowych będzie ujednolicone na terenie całej Unii Europejskiej.
Dla przedsiębiorstw dysponujących wrażliwymi danymi oznacza to, że są zobligowane do przystosowania swojego systemu informatycznego i dokumentacji papierowej do szybkiego usunięcia danych osoby fizycznej, która tego zażąda.
To nie wszystko.
Firma posiadająca dane osoby fizycznej, będzie musiała też mieć dokument potwierdzający zgodę na przetwarzanie danych, precyzujący jakie to dane, w jakim celu będą przetwarzane oraz kto jest ich administratorem.
Regulacja weszła w życie 25 maja 2018 roku. Od tego momentu podmioty posiadające i wykorzystujące dane osób fizycznych są zobligowane do ich ochrony przed udostępnieniem osobom nieupoważnionym, a także do ich trwałego i skutecznego usunięcia na żądanie osoby fizycznej lub w przypadku upływu określonych terminów.
Jakie są konsekwencje naruszenia przepisów RODO?
Niestety nawet nieumyślne udostępnienie danych niepowołanym osobom grozi poważnymi sankcjami. Najbardziej bolesne są konsekwencje finansowe. Przepisy przewidują do 2 lub do 4 proc. całkowitego rocznego światowego obrotu przedsiębiorstwa (z poprzedniego roku obrotowego).
Najwyższą do tej pory karę zapłacił Google – 50 milionów euro! Z niebagatelną kwotą pożegnał się też H&M – ponad 32 mln euro. W Polsce rekordową karę zapłaciła firma MoreleNet 644 tys euro. Wszystkie aktualne informacje dotyczące kar nałożonych w UE znajdziecie na stronie Privacy Affairs.
Kary pieniężne to nie jedyne sankcje, jakimi mogą być obciążone firmy, które nie zastosują się do przepisów. W przypadku drobnych zaniedbań przewidziane są upomnienia. W przypadku poważniejszych możliwe jest czasowe lub całkowite ograniczenie przetwarzania danych przez podmiot i/lub zadośćuczynienie osobie poszkodowanej.
Co znaczy, że dokumenty są zniszczone zgodnie z RODO?
Dokumenty są zniszczone zgodnie z RODO pod warunkiem, że dane osobowe widoczne na dokumentach w wyniku zniszczenia są niemożliwe do odczytania, odtworzenia i wykorzystania.
Rozporządzenie nie precyzuje, w jaki dokładnie sposób powinny zostać zniszczone dokumenty. Ale istnieją organy regulacyjne, które ustalają standardy odpowiedniego niszczenia danych, biorąc pod uwagę stopień ich tajności. Najpopularniejszą normą jest norma DIN 66399, która zastąpiła wcześniejszą normę DIN 32757. Więcej o jej szczegółach przeczytacie tutaj.
Wszystkie niszczarki posiadają odpowiednie oznaczenia, które pomogą Wam rozpoznać poziom bezpieczeństwa niszczonych dokumentów. Rekomendowane modele posiadają klasyfikację bezpieczeństwa DIN 66399: P-4 i wyżej. Takie urządzenia tną dokumenty na ścinki ok. 4/30mm. Dzięki temu odczytanie danych jest niemożliwe.
Czy niszczarki tnące na paski są zgodne z RODO?
Niszczarki tnące na paski, w zależności od szerokości ścinków osiągają poziom bezpieczeństwa P-1 lub P-2. Jest to odpowiedni poziom do dokumentów, które nie są ani poufne, ani tajne, czyli ogłoszeń, wewnętrznych komunikatów, formularzy.
Dane osobowe powinny być niszczone przez niszczarki co najmniej z poziomem bezpieczeństwa P-3, czyli tnącymi na ścinki o powierzchni max. 320 mm2. Dlatego niszczarki tnące na paski nie spełniają wymogów RODO.
Ranking niszczarek zgodnych z RODO
Oto nasz subiektywny ranking niszczarek dokumentów zgodnych z RODO.
Jeżeli wciąż nie jesteście pewni jaka niszczarka zapewni Wam najlepszą ochronę przed kradzieżą danych, zapraszamy do kontaktu. Nasi konsultanci odpowiedzą na wszystkie pytania i pomogą wybrać niszczarkę spełniająca Wasze oczekiwania.
