Czy niszczarka spełnia wymogi RODO?
Rozporządzenie RODO z 2018 roku w Roz. III, Art.17, Pkt.1 mówi co następuje: “Osoba odpowiedzialna ma obowiązek kompletnego i niezwłocznego usunięcia zgromadzonych danych na żądanie. Musi zapewnić, że wszystkie powiązania z tymi danymi osobowymi lub ich kopie zostaną nieodwracalnie zniszczone. Wyjątkiem jest m. in. wywiązanie się z prawnego obowiązku wymagającego przetwarzania, jak np. realizacja zlecenia (pkt. 3).”. Aby uniknąć wszelkich wątpliwości dotyczących znaczenia słów “nieodwracalnie zniszczone”, klientom, którym zależy na niszczarce dokumentów spełniającej wymogi rozporządzenia, rekomendujemy wybór maszyn o stopniu bezpieczeństwa co najmniej P-4. Nasi konsultanci chętnie pomogą wybrać odpowiednią niszczarkę uwzględniającą nawet najbardziej restrykcyjne wymogi prawne, jak i ilości dokumentów, które planujecie jednorazowo niszczyć. W HSM posiadamy niszczarki o stopniach bezpieczeństwa od P-2 do P-7. Więcej informacji dotyczących klas bezpieczeństwa – na naszym blogu.
Co oznaczają klasy bezpieczeństwa niszczarki?
Klasy bezpieczeństwa zostały ustalone i usystematyzowane przez Normę DIN 66399 opracowaną przez Standards Committee for Information Technology and Applications w 2012 roku. Dzieli ona dokumentację ze względu na nośniki, kwalifikuje poziomy tajności, a także precyzuje klasy bezpieczeństwa w zależności od wielkości ścinków na jakie niszczone są nośniki danych.
Symbol oznaczający klasę bezpieczeństwa niszczarki informuje użytkownika o wielkości ścinków, na jakie niszczarka rozdrobni nośniki danych, a także sugeruje, w jaki sposób powinny być niszczone dokumenty ze względu na rodzaj zawartych w nich danych.
Norma DIN 66399 rozróżnia: Trzy stopnie tajności, inaczej klasy ochrony:- Klasa ochrony 1 – Normalne wymagania bezpieczeństwa dla danych wewnętrznych
- Klasa ochrony 2 – Podwyższone wymagania bezpieczeństwa dla danych poufnych
- Klasa ochrony 3 – Bardzo wysokie wymagania bezpieczeństwa dla danych szczególnie poufnych i tajnych
- P-2 – Szerokość pasków max. 6 mm, dokument w formacie A4 zostaje podzielony na ok. 35 części. Klasa bezpieczeństwa odpowiednia w przypadku niszczenia dokumentów dotyczących komunikacji wewnętrznej firmy, np. nieaktualne wytyczne, dyrektywy, ogłoszenia, formularze.
- P-3 – Wielkość ścinek max. 320 mm², dokument w formacie A4 zostaje podzielony ok. 194 części. Klasa bezpieczeństwa odpowiednia w przypadku niszczenia nośników danych zawierających dane wrażliwe i poufne, jak również dane osobowe, które podlegają podwyższonym wymogom bezpieczeństwa, np. dokumenty analityczne i podatkowe przedsiębiorstwa, jak również oferty, zamówienia itp. z danymi adresowymi osób.
- P-4 – Wielkość ścinek max. 160 mm², dokument w formacie A4 zostaje podzielony ok. 389 części. Klasa bezpieczeństwa odpowiednia w przypadku niszczenia dokumentów zawierających dane szczególnie wrażliwe i poufne, jak również dane osobowe, które podlegają podwyższonym wymogom bezpieczeństwa, np. bilanse, zestawienia finansowe, jak również wyliczenia płacowe, dane i akty personalne, umowy o pracę, informacje medyczne, dokumenty podatkowe pracowników.
- P-5 – Wielkość ścinek max. 30 mm², dokument w formacie A4 zostaje podzielony na ok. 2.079 części. Klasa bezpieczeństwa odpowiednia w przypadku niszczenia dokumentów zawierających informacje tajne o podstawowym znaczeniu dla osób, przedsiębiorstw lub urządzeń, np. patenty, dokumentacja techniczna, dokumenty strategiczne, analizy konkurencyjności, dokumenty procesowe.
- P-6 – Wielkość ścinek max. 10 mm², dokument w formacie A4 zostaje podzielony na ok. 6.237 części. Klasa bezpieczeństwa odpowiednia w przypadku niszczenia nośników danych zawierających informacje tajne, kiedy wymagane są nadzwyczajne środki bezpieczeństwa, np. dokumentacja badawczo-rozwojowa, informacje urzędowe.
- P-7 – Wielkość ścinek max. 5 mm², dokument w formacie A4 zostaje podzielony na ok. 12.474 części. Klasa bezpieczeństwa odpowiednia w przypadku niszczenia nośników danych o najwyższym stopniu tajności, przy których wymagane jest zachowanie najwyższych środków bezpieczeństwa, np. informacje wywiadowcze lub dokumenty o znaczeniu militarnym.
Na jakie parametry zwrócić uwagę wybierając niszczarkę?
Wybierając niszczarkę warto zwrócić uwagę na kilka podstawowych parametrów i zestawić je z oczekiwaniami.
- Klasa bezpieczeństwa – Naszym klientom rekomendujemy wybór niszczarek o podwyższonej klasie bezpieczeństwa – P-4. Dzięki temu mają pewność, że niszczarka spełnia wymogi rozporządzenia RODO, a także że wrażliwe informacje dotyczące ich firmy nie wpadną w niepowołane ręce.
- Liczba arkuszy niszczona przez niszczarkę w jednym cyklu.
- Wydajność cięcia.
- Objętość pojemnika na ścinki.
Więcej informacji o tym, jak wybrać niszczarkę, aby odpowiadała naszym oczekiwaniom przeczytacie na naszym blogu.
Nasi konsultanci są także stale do dyspozycji.
